Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan jenis arsip yang dimusnahkan, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Berdasarkan ketentuan dalam Pasal 13 Peraturan Daerah Kabupaten Kolaka Nomor 6 Tahun 2015 tentang Kearsipan, jadwal retensi arsip ditetapkan dengan peraturan kepala daerah berdasarkan pertimbangan tersebut perlu menetapkan peraturan bupati tentang jadwal retensi arsip.
Kantor Wilayah (Kanwil) Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) Sulawesi Tenggara (Sultra) melalui Perancang Peraturan Perundang-undangan membuka rapat harmonisasi bersama Pemerintah Daerah Kabupaten Kolaka dengan agenda rapat Rancangan Peraturan Bupati (Raperbup) Kabupaten Kolaka tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah Kabupaten Kolaka yang terlaksana di ruang bidang hukum, Kamis (12/09).
Rapat harmonisasi dihadiri oleh Pemerintah Daerah Kabupaten Kolaka melalui Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kolaka H. Jamaluddin Sise, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Kabupaten Kolaka Ariyanto Madia, Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Arsip Kabupaten Kolaka H. Masri beserta jajaran terkait.
Rancangan Peraturan Bupati Kolaka tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah merupakan Rancangan Peraturan Kepala Daerah yang bersifat atributif. Landasan yuridis Rancangan Peraturan Daerah a quo yakni pada pasal 48 ayat (1) Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 Kearsipan, Pasal 53 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Pasal 13 Peraturan Daerah Kabupaten Kolaka Nomor 6 Tahun 2015 tentang Kearsipan.
Retensi aktif dihitung sejak arsip ditetapkan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses dan dihitung sejak arsip selesai masa simpan aktifnya.
Penentuan Retensi Arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai hak dan kewajiban atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak bertambah lagi.
